Von Ingrid Gerstbach

Eine Problem, das immer wieder in fast jedem Unternehmen auftritt, ist, wenn Meetings frustrierend enden. Gerade in der Phase, in der ein Team Lösungen und Ideen generieren soll, tritt ganz gerne ein spezielles Phänomen auf: Statt dass wie erhofft tolle Ideen förmlich um die Ohren geworfen werden, können Sie Mitarbeiter dabei betrachten, wie sie unisono starr und stumm auf ihre Schuhe starren. Und wenn Sie genau hinhören, könnte man meinen, man würde das sogar das Gras wachsen hören.

Ein ärgerlicher und auch unnotweniger Zustand. Wie können Sie dieser Falle aber entkommen?

Zunächst lassen Sie uns herausfinden, woran es liegen kann, dass es einigen Anwesenden schwer fällt, sich in Meetings einzubringen. Sobald Sie das herausgefunden haben, ist es ein leichtes, mit ein paar Tricks Ideen wie von alleine zum Sprudeln zu bringen.

Was ist das Problem?

In den meisten Fällen liegt der Hund in der Identifizierung des tatsächlichen Problems begraben. Vermeiden Sie peinliches Schweigen und starten Sie in ein produktives Meeting, indem Sie zunächst alle Beteiligten daran erinnern, was sie bereits alles wissen und was dabei helfen kann, das Problem zu lösen. Oft ist es nämlich so, dass ...

... die Problemstellung zu allgemein ist. Wenn Sie Lösungen für ein Problem erarbeiten wollen, ist es unerlässlich, zunächst das eigentliche Problem wirklich zu verstehen. Es ist unmöglich, eine kreative Lösung zu finden, wenn Sie nicht wissen, was genau diese Idee lösen soll.

... es keine einheitliche Problemdefinition gibt. Der Grund, warum die Phasen vor der Ideenfindung im Design Thinking so wichtig sind, ist genau deswegen: Sie müssen ein gemeinsames Verständnis über den Nutzer und den Problemraum schaffen. Erst wenn alle das gleiche Bild vor Augen haben, kann gemeinsam eine funktionierende Lösung gefunden werden.

Stellen Sie also unbedingt noch vor der Ideenfindungssitzung sicher, dass im Team ein detailliertes und einheitliches Verständnis existiert, für wen welches Problem gelöst werden soll.

4 Gründe für Schweigen während eines Brainstormings

Aus meiner Erfahrung gibt es vor allem drei Komponenten, warum sich Menschen in der Vergangenheit eher still und zurückhaltend verhalten.

1. Menschen haben Angst vor Kritik
Es ist schwer, neue Ideen zu generieren, wenn Menschen ein allgemeines Misstrauen gegenüber allem Neuen haben. Wir bevorzugen die bekannte dunkle Höhle vor dem unbekannten grellen Sonnenlicht. An einem gewissen Punkt ist es natürlich wichtig, die vorhandenen kreativen Lösungsideen sorgfältig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie von Wert sind. Aber das ist erst ein viel späterer Schritt! Wenn Kritik an neuen Ideen zu früh eingebracht werden, beginnen wir unsicher zu werden und lieber nichts zu sagen. Wir wollen nicht für dumm oder unkreativ gehalten werden. Wenn in der Vergangenheit bei Meetings sofort jeder neue Ansatz angegriffen wurde, liegt die Gefahr nahe, dass auch beim nächsten Meeting die Idee noch in der Luft zerrissen wird.

Wenn Ihre Gruppe tendenziell überkritisch ist (oder wenn ein paar Mitglieder dazu neigen, jede neue Idee zu kritisieren), erinnern Sie sie an den eigentlichen Zweck dieses Meetings: Es geht darum, Ideen zu sammeln und auf vorhandenen Ideen aufzubauen. In dieser Phase ist Quanität wichtiger als Qualität! Bewertungen sind erst später erlaubt und erwünscht - und auch dann gibt es strikte Regeln.

2. Kein Follow-up in der Vergangenheit
Ein weiteres Problem ist, dass meistens die Generierung von Lösungsansätze oft der einfache Teil ist. Sich mit den besten Ideen und der folgenden Umsetzung auseinanderzusetzen, braucht Zeit, Energie und Ressourcen. Viele Unternehmen setzen eine Brainstorming-Sitzung an, die nicht in einen Prozess wie z.B. Design Thinking integriert ist. Dann passiert, dass das Team viel Zeit und Energie darauf verwendet, dass Ideen generiert werden, aber diese Ideen werden nicht weiter verfolgt geschweige denn umgesetzt. Das demotiviert natürlich die Beteiligten, weil bereits viel Energie in die Schaffung neuer kreativer Lösungen geflossen ist. Wenn sie wissen, dass ihre Ideen nicht ernst genommen werden, werden sie sich auch nicht bemühen, neue Lösungen zu finden.

Wenn Sie kreative Ideen suchen und dazu ein Brainstorming einsetzen, dann machen Sie das in der Regel, um ein konkretes Problem zu lösen und nicht, um die Zeit totzuschlagen. Deswegen ist es wichtig, am Ende der Sitzungen eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Ressourcen festzulegen, um sicherzustellen, dass die Ideen auch weiterverfolgt und letzten Endes auch umgesetzt werden.

3. Mangel an Lob
Nehmen wir an, die Gruppe hat aus einer Fülle an Ideen eine geniale herausgearbeitet. Diese wird dann dem Management von einer Person präsentiert, weil ja nicht alle Beteiligten vorne stehen und gleichzeitig reden können. Nun bekommt aber genau der das Lob und die Anerkennung, der präsentiert - auch wenn es sich in Wahrheit um eine Gruppenarbeit gehandelt hat. Alle Menschen wollen für ihre Leistung gelobt werden. Wenn wir nun in der Vergangenheit das Gefühl hatten, dass unsere Arbeit nicht wertgeschätzt wurde, werden wir uns gut überlegen, ob wir diese in Zukunft überhaupt teilen wollen.

Es wichtig, dass auch die gesamte Gruppe Anerkennung und Lob für die erfolgreiche Lösung für komplexe Probleme bekommt. Feiern Sie gemeinsam die tolle Idee, legen Sie am Ende der Präsentation ein Gruppenfoto bei, erwähnen Sie die Namen anderer Beteiligter. Teilen Sie Lob und Anerkennung und zeigen Sie, wie gut Sie als Team funktionieren.

4. Introvertierten Menschen wird kein Platz gegeben
Forschungen zeigen, dass zwischen einem Drittel bis zur Hälfte aller Menschen introvertiert veranlagt sind. Solche Menschen meiden eher große Gruppen, genießen die Reflexion und brauchen Ruhe, um ihre Energien aufzufüllen und kreativ zu denken. In den meisten Unternehmen wird aber auf Introvertierte weniger Rücksicht genommen als auf Extravertierte. Das gilt auch beim Brainstorming: Oft haben diejenigen Erfolg, die am lautesten sind.

Nehmen Sie Rücksicht auf Introvertierte und geben Sie ihnen auch den Raum, um ihre Ideen vorbringen zu können. Stellen Sie Regeln fürs Brainstorming auf wie z.B. dass nicht wild durcheinander geschrien wird, sondern dass erst nach Aufforderung - einer nach dem anderen - sprechen soll.

Divergentes und konvergentes Denken

Es ist ein Mythos, dass Brainstorming alleine gute und viele Ideen zu Tage fördert. Der Begriff „Brainstorming“ wurde von Alex Osborn in den 1950er Jahren geprägt und bezieht sich im Grunde auf einen Satz an Regeln. Unter anderem schlug er vor, ohne Einschränkungen oder Kritik auf Ideen zu reagieren oder auf bereits vorhandenen Ansätzen aufzubauen.

Interessanterweise hat auch die Forschung bereits nachgewiesen, dass Menschen in Gruppen schlechtere und weniger Ideen haben, als wenn jeder für sich alleine zum Nachdenken beginnt. Um zu verstehen, warum das passiert, ist es zunächst wichtig, die zwei Phasen der kreativen Ideenfindung zu verstehen.

Zunächst gibt es eine divergierende Phase, in der möglichst viele verschiedene Ansätze für ein Problem gefunden wird. Erst danach folgt eine konvergente Phase, in der eine Lösung im Detail betrachtet wird. Eine funktionierende Ideenfindungssitzung besteht in der Regel aus viele divergenten und konvergenten Phasen.

Das Problem beim Brainstorming ist, dass, wenn Gruppen zusammenarbeiten, konvergentes Denken gefördert wird. Die erste Person in der Gruppe, die etwas sagt, legt den Grundstein für alle weiteren Ideen, sodass die Lösungen immer ähnlich ausfallen.

Wenn Sie wollen, dass divergentes Denken gefördert wird, müssen Sie die Menschen dazu auffordern, in einem ersten Schritt alleine zu arbeiten. Dadurch wird zunächst ein breiteres Spektrum an Ideen geschaffen, das dann in der Gruppe besprochen und ergänzt wird.

Fazit

In der Ideenfindungsphase im Design Thinking mache ich es wie folgt: Zunächst bitte ich die Anwesenden für sich alleine das Problem in eigenen Worten zusammenzufassen. In der Gruppe wird daraufhin gemeinsam eine einheitliche Definition diskutiert. Danach basteln die Beteiligten wieder für sich an möglichen Lösungsansätzen, die wiederum in der Gruppe argumentiert und erweitert werden.
Schließlich endet jede Ideengenerierungsphase damit, dass ein weiterer Plan und damit einhergehend Verpflichtungen und Ressourcen besprochen werden, um sicherzustellen, dass die nächste Phase - das Bauen eines Prototyps - starten kann. So wird einerseits effizient gearbeitet und Ressourcen und Zeit geschont, andererseits kommt dadurch jeder zum Zug und kann seine Idee präsentieren.

Versuchen Sie doch mal dieses Brainstorming und lassen Sie sich überraschen, welche tolle Ideen entstehen können - wenn sie auch den notwendigen Platz zur Entwicklung bekommen.