Von Ingrid Gerstbach

Kennen Sie auch diese Tage, die schwach anfangen und dann stark nachlassen? Meistens sind sie vollgestopft mit Meetings. Wie Kaugummis ziehen sich diese in die Länge. Der normale Büroalltagswahnsinn sieht statistisch so aus: Wir verbringen jede Woche rund 19 Stunden in Meetings. Sowohl Manager als auch Angestellte vereinbaren pro Woche durchschnittlich 7 Besprechungen mit ca. 7 Personen. Pro Meeting sitzen wir wiederum ca. 2h45min. zusammen. Zeit zum Umdenken.

Hatten Sie zufällig heute schon ein Meeting? Und haben Sie sich gefragt, ob Ihre Zeit anders nicht besser hätte eingesetzt werden können? Dann geht es Ihnen wie den meisten MitarbeiterInnen, die sich im Rahmen einer Umfrage dazu geäußert haben. Demnach verbringt ein Angestellter im Durchschnitt 65 Meetings im Monat, wobei 50% der Meetings als überflüssig empfunden werden.

Dabei sind Meetings per se alles andere als sinnlos und sie abzuschaffen wäre wirklich nicht der Weisheit letzter Schluss. Worüber wir uns allerdings Gedanken machen sollten, wäre die Art und Weise wie wir Meetings abhalten.

Tipps und Tricks für effizientere Meetings

Versenden Sie bereits im Vorhinein die Agenda: Zu Beginn des Meetings nach weiteren Besprechungspunkten zu fragen, führt zu Unzufriedenheit oder zu schlechten Diskussionen. Der Grund: Die Vorbereitung fehlt. Besser ist es die Tagesordnung ein paar Tage im Vorhinein zu versenden und die Punkte zu sammeln. Werden zu Beginn der Sitzung trotzdem neue Punkte vorgetragen, sollte der Moderator auf das nächste Meeting verweisen anstatt die Tagesordnung noch kurzfristig zu ergänzen.

Führen Sie Struktur ein: Meetings sind viel effizienter, wenn sie einer gewissen Struktur folgen. Folgende Punkte helfen dabei:
    • Uhrzeiten für den Beginn und das planmäßige Ende festlegen
    • Genaue Beschreibung des Inhalts einfügen
    • Teilnehmer mit Namen und eventuell Funktion angeben
    • Agenda beginnend mit „Begrüßung und Eröffnung“ und endend mit „Sonstigem“ mit einer ungefähren Start- und Endzeit.
So schaffen Sie für die wichtigen Dinge Raum und können Unwichtiges schnell abhandeln. Das hilft auch bei der Priorisierung der einzelnen Punkte.

Schreiben Sie ein Ergebnisprotokoll, das alle Entscheidungen und Maßnahmenpläne (wer macht was bis wann?) zusammenfasst. Dieses sollte spätestens einen Tag nach dem Meeting an alle Anwesenden ausgesendet werden.

Halten Sie Ihre Meetings im Stehen ab

Im Jahr 1999 hat Allen Bluedorn eine Studie zu dem Thema "Effekte von Meetings im Stehen und Meetings im Sitzen" durchgeführt. Dabei bat er 555 TeilnehmerInnen in 5er Gruppen Meetings abzuhalten. Inhalt des Meetings war folgende Fragestellung: „Sie sind auf dem Mond gelandet und haben keinen Kontakt zur Erde. Bitte sortieren Sie die Liste der folgenden 15 Gegenstände in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit für Ihr Überleben.“
Während die eine Hälfte der Gruppen die Fragestellung im Sitzen diskutierte, hielt die andere Hälfte der Gruppe ihre Meetings im Stehen ab.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

  • Die Meetings waren im Stehen um 34 Prozent kürzer.
  • Teilnehmer, die während des Meetings saßen, fühlten sich wohler. Sie schätzten den Komfort um 22 Prozent höher ein, die allgemeine Zufriedenheit lag allerdings nur um 4 Prozent höher. Sie glaubten auch, Informationen und Argumente besser ausgetauscht zu haben (+5 Prozent).
  • Hinsichtlich der objektiven Qualität gab es allerdings keinerlei signifikante Unterschiede: Die Gruppen, die ihre Meetings im Stehen abhielten, ordneten laut NASA die Liste um ca. 6 Prozent besser zu als diejenigen, die sitzen durften.

Fazit: Die benötigte Zeit ist kürzer, die Qualität der Ergebnisse ist aber gleichbleibend, wenn nicht sogar höher.

Weiteres Goodie: Teamzusammenhalt

Nicht nur die Effizienz und Effektivität sprechen für Meetings im Stehen. Durch das Stehen fühlen sich die Teammitglieder enger verbunden und bekommen so eine gemeinsame Identität als Team - sie unterscheiden sich von anderen. Das wiederum fürht zu deutlich mehr Zufriedenheit und einer besseren Zusammenarbeit.

Wir führen unsere Design Thinking Jam Sessions nur im Stehen durch. Am Anfang herrscht kurzzeitig Verwirrung, aber schon nach kurzer Zeit genießen es die TeilnehmerInnen zu stehen und sich zu bewegen.

Unsere Empfehlung

Stehen Sie auf! Ihre Meetings werden spürbar kürzer und führen zu gleich guten Ergebnissen mit zufriedeneren Teammitgliedern. Einen Versuch ist es zumindest wert ;)