Von Ingrid Gerstbach

Gerade im Design Thinking ist neben dem Raum und der Methode vor allem das Team der wichtigste Erfolgsfaktor für das Gelingen. Doch was sich nach spannenden Diskussionen, Meinungsaustausch und Ideenfindung anhört, ist das Ergebnis einer guten Moderation. Neben der produktiven Atmosphäre und dem Einsatz der passenden Methoden, sollte der Moderator vor allem die Zeit im Auge behalten. Gut, dass es dazu ein paar Tipps gibt ;)

Fehlerquellen

Viele Sessions beginnen gut, enden aber katastrophal, weil es der Moderator nicht geschafft hat, seine Aufgabe zu erfüllen und alles gekonnt zu koordinieren. Das Ergebnis: Frustrierte Teilnehmer, die alles andere als motiviert sind und ohne einer Lösung den Raum verlassen - im Glauben, dass die Session nichts als reine Zeitverschwendung war.

Aber wie kann so etwas passieren? Ein paar Erklärungen:

  • Schlechte Vorbereitung: Es werden falsche Teilnehmer eingeladen, es gibt keinen Vorgehensplan, die Methoden sind unbekannt.
  • Unsicherheit: Der Moderator übernimmt nicht die Führung und leitet dadurch auch nicht die Diskussion.
  • Keine klaren Regeln: Die Teilnehmer diskutieren wild durcheinander - ohne ein wirkliches Ziel.

Ein guter Moderator zeichnet sich dadurch aus, dass er oder sie vor allem Ordnung ins Chaos bringt, für eine produktive und wertschätzende Atmosphäre sorgt und gleichzeitig zuhört und auf die Teilnehmer eingeht. Dabei muss der Moderator wirklich kein Fachexperte zu der Fragestellung sein: Die Fachexperten sind die eingeladenen Teilnehmer.

Ein guter Moderator hat viele Aufgaben

Ein Moderator ist aber nicht nur Diskussionsleiter. Vielmehr ist er gleichzeitig Kommunikator, Organisator, Dolmetscher, Zeitmanager, Gedankenleser etc. Seine Aufgaben sind genauso vielfältig wie seine Rollen:

  • Organisationstalent: Als Moderator hält er die Fäden in der Hand und macht sich bereits im Vorfeld Gedanken, wen er einlädt und wie der Tag gestaltet werden soll. Er arbeitet proaktiv an der Design Challenge mit und macht sie allen Teilnehmern zugänglich. Während der Session selber führt er gekonnt durch den Ablauf und managt die Diskussionen.
  • Durchsetzungsgeschick: Ein guter Moderator strahlt Autorität und Sicherheit aus. Das ist gerade in der heißen Phase, der Ideenfindung, wichtig, in der es manches Mal drunter und drüber gehen kann. Oft gibt es in der Gruppe Gegenspieler, die einem Moderator ganz schön auf Trab halten und für ein wenig Kitzel sorgen können. Diese gilt es schnell in die Schranken zu weisen, damit die Diskussionen nicht aus den Ufer laufen.
  • Neutralität: Die eigene Meinung steht im Hintergrund und Partei für eine Meinung sollte auf keinen Fall ergriffen werden. Der gute Moderator bewertet auch keine Beiträge der Teilnehmer. Aber Achtung: Das heißt nicht, dass er oder sie nicht eingreifen sollte! Vielmehr kann der Moderator geschickt mit den richtigen Fragen einlenken und die Ideenfindung erst wirklich produktiv gestalten.
  • Empathie: Einen guten Moderator erkennen Sie vor allem daran, dass er oder sie sich in die Teilnehmer hineinversetzen kann und sie dadurch besser versteht. Einwände oder Ideen, die sich manch einer vielleicht nicht traut offen auszusprechen, erspürt er geschickt und bringt diese ans Tageslicht. Auch schüchterne und zurückhaltende Personen sollte der Moderator dazu animieren, sich aktiv zu beteiligen.
  • Mitten drin statt nur dabei: Mit den Gedanken abzutriften oder kurz ein Telefonat zu führen, ist ein Moderatoren no-go. Sonst können schnell wichtige Dinge entgehen.

10 Tipps für eine erfolgreiche Moderation

  1. Vorbereitung: Investieren Sie genügend Zeit bereits vor der Session in die Vorbereitung. Überlegen Sie, wie die genaue Fragestellung lautet und verständlich gemacht werden kann und wen Sie aller einladen wollen. Achten Sie auf ein ausreichend gemischtes Team: laden Sie nicht nur Fachexperten, sondern auch Außenstehende ein.
    Aber auch am Tag selber achten Sie darauf, als Erster vor Ort zu sein. Überprüfen Sie dann, ob Sie alle Dinge haben, die Sie brauchen, ob die Technik funktioniert, legen Sie Ihre Moderationsausstattung bereit. Gehen Sie auch gedanklich noch die bevorstehende Session durch: Haben Sie an alles gedacht? Können Sie gleich starten oder fehlt Ihnen dazu noch etwas?
  2. Achten Sie auf gute Atmosphäre: Beginnen Sie die Session, indem Sie eine angenehme Atmosphäre herstellen. Ermuntern Sie die Teilnehmer, sich zu engagieren. Erklären Sie das gemeinsame Ziel und warum gerade diese Personen eingeladen sind. Erläutern Sie auch gleich die Spielregeln, damit allen Anwesenden von Anfang an klar ist, was erwünscht ist und was nicht.
  3. Starten Sie mit einem warm up: Oft kennen sich die Teilnehmer nicht oder sind unsicher. Schieben Sie deswegen auch eine kurze Vorstellungsrunde und/oder ein Spiel zum Eisbrechen ein. Fragen Sie dabei auch nach der Erwartungshaltung der einzelnen Personen.
  4. Aktivieren Sie die Teilnehmer: Ermutigen Sie die Anwesenden dazu, sich konstruktiv und proaktiv zu beteiligen. Helfen Sie dabei, indem Sie Fragen stellen und Inspirationen geben, wenn die Diskussion träge wird. Fordern Sie auch schüchterne Teilnehmer, ihre Ideen miteinzubringen.
  5. Schreiben Sie mit und strukturieren Sie die Beiträge: Verwenden Sie dazu Flipcharts und Moderationskarten oder auch Post its, um die Vorschläge der Teilnehmer aufzufangen und zu visualiseren. Das hilft den Anwesenden dabei, den Prozess mitzuverfolgen und fokussiert zu bleiben.
  6. Unterstützen Sie mit Methoden: Im Design Thinking gibt es viele Methoden, die sich je nach Challenge mal mehr und mal weniger eignen. Die Aufgabe des Moderators ist es, die Methoden gezielt einzusetzen und der Gruppe Techniken zu geben, die zielführend sind.
  7. Zeigen Sie Fortschritte auf: Fassen Sie Ideen und erste Lösungen zusammen. Das hilft allen Anwesenden zu wissen, wo sie im Prozess stehen und was noch fehlt.
  8. Bleiben Sie auf die Sachebene: Entschärfen Sie Situationen, die kritisch werden können, indem Sie auch mal eingreifen und die Teilnehmer beruhigen. Bringen Sie Themen von der persönlichen Ebene wieder auf die Sachebene. Gefühlsausbrüche sind in Diskussionen nicht hilfreich, auch sollte sich niemand auf die Füße getreten fühlen.
  9. Bleiben Sie fokussiert: Behalten Sie das Ziel im Blick. Ihre Aufgabe als Moderator ist es, dass am Ende der Session eine Lösung steht. Wenn Sie merken, dass sich das Team in die falsche Richtung bewegt oder Diskussionen ausufern, ist es wichtig, alle an das gemeinsame Ziel zu erinnern.
  10. Managen Sie die Zeit: Achten Sie darauf, dass vorgegebene Zeiten eingehalten werden. Sorgen Sie aber auch für genügend Pausen, wenn Sie merken, dass die Teilnehmer längst woanders sind oder Pause brauchen.