Von Ingrid Gerstbach

Je flexibler und übersichtlicher Abläufe sind, desto günstiger ist der Nährboden für Innovationen. Das ist vor allem in Unternehmen mit flacher Hierarchie der Fall. Wenn der Vertriebsmitarbeiter direkt auf dem Weg vom Kunden mit der Chefin eine Idee besprechen kann, ohne gleich ein Meeting einberufen zu müssen, ist das nicht nur effizient, sondern sorgt für mehr Ideen und einen offenen Austausch.
Bei größeren Unternehmen ist eine flache Hierarchie aber nur teilweise umsetzbar. Dann spielt das, was wenig greifbar als „Innovationskultur“ bezeichnet wird, eine bedeutende Rolle. Kommunikation ist dabei das Stichwort.

Aber selbst wenn Ihnen die Hürden vertraut sind, bedeutet das noch lange nicht, dass die Lösungen es sind: Was an Innovationen in einem Unternehmen funktioniert, gilt nicht für das andere Unternehmen. Projekte bauen oftmals auf gemeinsames, implizites Wissen und Vertrauen: Treten in Projekten Probleme auf, werden schnell Entscheidungen getroffen, die richtungsweisend sind. Nachdem die Projektmitglieder aber zumeist aus denselben Abteilungen stammen oder zumindest in verschiedenen Projekten schon mal zusammengearbeitet haben, teilen sie sich oft auch Sprache, Kultur und Normen.

Solche Selbstverständlichkeiten vermeide ich in Innovationsprojekten bewusst. Das wiederum führt zu neuen Herausforderungen, denen es anders zu begegnen gilt:

1. Starten Sie in kleinen Schritten

Eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen in Innovationsprojekten ist die Miteinbeziehung des End-Nutzers. Egal, wie gut die technischen Fähigkeiten oder das vorhandene Wissen über den Projektkontext zu sein scheinen, gibt es mit jedem neuen Projekt andere Rahmenbedingungen, denen die Mitarbeiter begegnen.
Vor allem Projekte, die Unterschiede der einzelnen Abteilungen in der betrieblichen Praxis oder andere Kommunikationsmuster aufweisen, erfordern Begegnungen auf neuen Ebenen. Wird das Verhalten der eigenen Mitarbeiter dann beobachtet und hinterfragt, beginnen diese häufig, ihre Kompetenzen demonstrieren zu wollen. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Abteilungen innerhalb eines Unternehmens seit jeher konkurrieren - und das schafft eine weitere Barriere für den Aufbau von Vertrauen und eine gute Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Um erfolgreich zusammenzuarbeiten, sind die Mitarbeiter gefordert, eine Reihe an neuen Kompetenzen für die gemeinsame Zusammenarbeit und ein kollaboratives Mindset zu entwickeln. Am einfachsten können Sie das erreichen, wenn Sie für die Ausführung von kleinen Aufgaben bzw. Lösungen von Mini-Problemen vor dem eigentlichen Projektstart sorgen. Dabei wird schnell Konsens über Arbeitsmethoden entwickelt und das Vertrauen untereinander gestärkt. Beides ist eine gute Basis für komplexere Initiativen.

2. Schaffen Sie einen stabilen, organisatorischen Kontext

Die Wichtigkeit von Innovationen wird vielen Unternehmen leider nach wie vor erst dann bewusst, wenn bereits der Hut brennt. Neustrukturierungen sind dann oft nur eine Folge. In Zeiten von solch wichtigen organisatorischen Veränderungen können „normale“ Projekte zu kurz kommen. Kritische Entscheidungen hängen dann einsam in der Luft und Probleme wandern umadressiert umher. In einem Klima der organisatorischen Unsicherheit und Grabenkämpfe sorgen Gedanken um die Arbeitsplatzsicherheit bei den Projektmitarbeitern noch dazu, dass diese das Projekt aus den Augen verlieren.

Natürlich ist es nicht möglich, innovative Projekte nur in Zeiten anhaltender Stabilität zu starten, aber es liegt vor allem in der Verantwortung der Innovationsmanager, dass sie ihr Team so weit wie möglich von Störungen abschirmen und schützen. Sie müssen eine Atmosphäre der Stabilität schaffen und das Gefühl von Selbstwert und Loyalität gegenüber dem Unternehmen stärken. Sprechen Sie deswegen häufig Sorgen, Ängste, aber auch kursierende Gerüchte an und schaffen Sie einen Platz dafür. Aber achten Sie darauf, dass der Fokus nach wie vor auf dem Projekt liegt und das Ziel nicht aus den Augen verloren geht.

3. Setzen Sie auf ausgebildete Innovations- und Projektmanager

Funktionierende Innovation setzt darauf, dass das Management wirklich versteht, warum das Unternehmen innovieren sollte und für dementsprechende Rückendeckung sorgt. Aber nicht nur das: Es braucht ein starkes Projektteam mit einem fähigen Innovationsmanager an der Spitze, der mit Hilfe bestimmter Methoden sicher durch den Innovationsprozess führt. Der Prozess selbst gibt Struktur und ebnet einen gemeinsamen Weg.

Aber: Beachten Sie bitte, dass Innovationsprojekte per se komplex sind, sodass Standard-Tools und Prozesse nicht immer funktionieren. Setzen Sie auf einen Projektmanager, der erfahren und sicher die Mitarbeiter durch diese Komplexität führt, indem er oder sie die Methode und den Prozess hinterfragt und vor allem das eigentliche Ziel nicht aus den Augen verliert.

4. Investieren Sie Zeit in den Projektaufbau

Wer bereits in Projekten mitgearbeitet hat, weiß, dass nicht immer das geliefert wird, was am Anfang bestellt wurde. Der Grund liegt oft in einem unterschiedlichen Verständnis und verschiedenen Vorstellungen. Ein großer Vorteil bei Innovationsprojekten ist, dass dabei genau auf diese unterschiedlichen Kulturen und Sprachen im Projektteam gesetzt wird, um daraus zu lernen. Dennoch müssen vorab immer die speziellen Prozessabläufe, der genaue Zeitrahmen und das geforderte Wissensanforderungen detailliert besprochen werden, damit jeder Projektbeteiligte das gleiche Verständnis der Ziele und dem individuellen Beitrag hat.

Zwar gibt es eine natürliche Versuchung, so schnell wie möglich in die Lösungsfindung zu tauchen, aber etliche Studien weisen bereits nach, dass es eine positive Korrelation zwischen der Projektkommunikdation wie der Besprechung technischer Spezifikationen und dem erfolgreichen Abschluss gibt.

5. Ordnen Sie Ressourcen auf Basis der Fähigkeit zu - nicht nach Verfügbarkeit

Die Frage, welche Person sich am besten für ein Projekt eignet, wird selten aufgrund der Fähigkeiten beantwortet. Meistens werden die einzelnen Teammitglieder ausgewählt, weil sie zu diesem Zeitpunkt gerade zur Verfügung stehen. Die Zusammenstellung eines Innovationteams erfordert aber ein gewisses Maß an Aufmerksamkeit, um bestmöglich das gesuchte Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten auszuwählen und zu integrieren. Innovation sucht nach unverwechselbaren und differenzierten Kenntnissen und Fähigkeiten aus allen Abteilungen, um einzigartige Innovationen zu schaffen. Wenn Mitarbeiter ausgewählt werden, nur weil sie zu der Zeit gerade nichts anderes zu tun haben, steht das Projekt von Anfang an auf wackligen Beinen.

Überlegen Sie sich vorab, was für Fordernisse Sie haben und wer für Ihr Vorhaben am besten geeignet sein könnte. Fragen Sie in den verschiedenen Abteilungen, lassen Sie sich Namen geben und hacken Sie nach. Ist eine geeignete Person momentan nicht verfügbar, bitten Sie dennoch um eine zeitweise Unterstützung und erklären Sie, warum Sie genau diesen oder jenen Mitarbeiter in Ihrem Team brauchen.

6. Begrenzen Sie die Anzahl an externen Partnern

In den meisten Projekten wird ein Teil der Arbeit ausgelagert oder von Entwicklungspartnern übernommen, um auf spezifische Kompetenzen zuzugreifen, die Entwicklungszeit zu verkürzen oder die Kosten zu senken. Die Koordination von vielen externen Partnern braucht allerdings viel Zeit und Energie. Außerdem erweist sich die Integration oft als äußerst komplex und fordert Anpassungen ein.

Besetzen Sie soweit wie möglich alles intern und holen Sie sich nur für bestimmte Aufgaben und punktuell Unterstützung von außen. Wenn Sie genau nachfragen, werden Sie überrascht sein, wie viel Sie bereits an Wissen und Know-how in Ihrem eigenen Unternehmen haben.

7. Nutzen Sie direkte Kommunikation

Am Ende bleibt die erfolgreiche Durchführung eines jeden Projekts abhängig von den gewählten Kommunikationskanälen. Will ich als externe Beraterin beispielsweise die Innovationskraft eines Unternehmens einschätzen, frage ich grundsätzlich zuerst die Mitarbeiter, an wen sie sich mit einer Idee wenden würden. Und wie viele Kontakte sie generell in andere Abteilungen des Unternehmens haben. Achten Sie darauf, dass komplexe Ideen möglichst einfach diskutiert werden können, um Probleme im Bedarfsfall auch informell zu lösen. 
Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) wie E-Mail, Web-Meetings, Social-Media-Plattformen und Videokonferenzen spielen mehr und mehr in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Aber überschätzen Sie diese Werkzeuge trotzdem nicht. Häufig kommt es bei falschem Einsatz zu unnötigen Missverständnissen und Spannungen.

Ein großzügiges Budget für Reisen, um direkt vor Ort zu beobachten, zu befragen und regelmäßig alle Beteiligten in Projektteamsitzungen zusammenzurufen, ist wesentlich wirkungsvoller. Außerdem fördert direkte Kommunikation die Loyalität, das Zugehörigkeitsgefühl und den internen Wissensaustausch. Und das kommt nicht nur einem Projekt zugute, sondern dem gesamten Unternehmen.

Fazit

Am Anfang jedes Innovationsprojektes stehen Erwartungen und Ziele. Die oben aufgelisteten sieben Anregungen sollen Ihnen helfen, Innovationsprojekte erfolgreich in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Schleifen Sie diese Praktiken im Laufe der Zeit ein.
Es ist nicht einfach, Innovationsfähigkeiten in Unternehmen einzuführen, gerade, wenn bis dato noch keine Prozesse etabliert sind. Beginnen Sie lieber gleich mit dem Aufbau der nötigen Fähigkeiten, um rechtzeitig sichtbar auf dem Markt zu sein und Wettbewerbsvorteile zu erlangen.