Von Ingrid Gerstbach

Es gibt nichts Ärgerlicheres als Meetings über Meetings, bei denen nichts weitergeht. Im Design Thinking ist oft die Verbesserung der internen Meetingkultur eine beliebte Fragestellung: Wie kann man die TeilnehmerInnen fokussiert halten, ohne als Zuchtmeister oder Kreativitätsquetsche zu gelten?

Die gute Nachricht zuerst: Gute Meetings zu organisieren, ist keine schwer zu erlernende Kunst. Ich bin mir sicher, dass Sie im Grunde genommen schon genau wissen, was Sie am besten ändern sollten, damit das nächste Meeting ein voller Erfolg wird. Die schlechte Nachricht allerdings lautet, dass es viel Disziplin abverlangt, Meetings auf Kurs zu halten. Und nur wenige Menschen machen sich wirklich diese Mühe. Im Gegenteil: Im Grunde genommen machen sich vielmehr die wenigsten Menschen darüber Gedanken, wie ein gutes Meeting tatsächlich ablaufen könnte. So gibt es dann zwar eine Moderation, aber der- oder diejenige hat keine geeignete Ausbildung oder Erfahrung. Oder die Person, die das Meeting einberuft, ist so sehr beschäftigt und kommt aus dem Hamsterrad nicht mehr raus.

Dabei bewegen sich die Unternehmen immer schneller und schneller in diesen Tagen. Trotzdem finden nur wenige Manager die Zeit, um ihre Meetings bereits im Voraus zu durchdenken. Dabei ist genau das Auslassen dieses Schrittes fatal: So hat eine Studie gezeigt, dass von 40 Wochenstunden die Mitarbeiter im Schnitt 21 Stunden in Sitzungen festhängen. Davon ließen sich mindestens acht problemlos streichen. Und auch die Führungsriege verbringt im Durchschnitt 7.000 Stunden pro Jahr in Konferenzen.

Kein Wunder also, dass mehr und mehr Unternehmen die Notwendigkeit erkennen, aus dem Meetingswahnsinn auszusteigen. Denn während die Zeit in so manchem Meeting stehen zu bleiben scheint, wird die Arbeit auf dem Schreibtisch nicht weniger. Hier finden Sie ein paar Ideen aus den letzten Design Thinking Jam Sessions, wie Sie Ihr nächstes Meeting noch produktiver gestalten können:

Machen Sie das Ziel transparent

Sie können eine Menge Probleme vermeiden, wenn Sie von Anfang an für klare Verhältnisse sorgen. Wenn Sie das Ziel Ihres Meetings nicht im Voraus definieren, legen Sie die Weichen für einen schlechten Start. Senden Sie deswegen bereits im Vorfeld eine Agenda mit allen Hintergrundmaterialien aus, damit die Eingeladenen wissen, was der eigentliche Zweck dieses Zusammentreffens ist.
Eine weitere Möglichkeit ist, die Liste an Tagespunkten als Fragen zu formulieren. Statt „Zeitplan Innovationsprojekt diskutieren“ schreiben Sie „Wann werden wir das geplante Innovationsprojekt „InnoLab 2017“ starten?“ Damit zeigen Sie auch gleich, welche Ergebnisse Sie im Sinn haben. Sie können auch neben den jeweiligen Punkt schreiben, welche Teilnehmer das betrifft und was Sie sich erhoffen: Wollen Sie Informationen teilen, sollen die TeilnehmerInnen Ideen einbringen oder soll eine Entscheidung getroffen werden?

Überdenken Sie Ihre Gästeliste

Jeff Bezos, Gründer und Präsident von Amazon.com, gab einmal diesen Ratschlag: Wenn Sie die Personen in einem Meeting nicht mit zwei Pizzen satt kriegen können, dann sind es zu viele Menschen.
Meetings können außer Kontrolle geraten, wenn zu viele Leute im Raum sind. Dann stehen die Chancen gut, dass die Aufmerksamkeit rasant sinkt. Aber auch zu wenig Menschen kann zu zu wenig Meinungsvielfalt führen.
Laden Sie die Personen ein, die wirklich wichtig sind. Wenn Sie Angst davor haben, dass sich jemand ausgeschlossen fühlt, wenn er oder sie nicht eingeladen wird, dann senden Sie im Nachhinein ein Memo und halten Sie ihn oder sie so am Laufenden.

Der Ton macht die Musik

Als Moderator sind Sie der Dompteur aller Ideen, die im Raum herumschwirren. Statt die Zeit dazu zu verwenden, die Menschen von Ihrer Sicht zu überzeugen, hören Sie genau den verschiedenen Perspektiven zu. Erklären Sie, dass weder Sie noch sonst jemand in dem Raum alle Antworten hat. Seien Sie darauf vorbereitet, auch mal falsch liegen zu können.
Sehen Sie die Teilnehmer in Ihrem Meeting als eine Art Puzzle: Ihre Rolle ist es, die Stücke auf dem Tisch zu sichten und herauszufinden, wie sie zusammenpassen.

Behalten Sie Vielquatscher im Auge

Viele Personen reden lieber, als dass sie Fragen stellen – geschweige denn zuhören. Genau diesen Menschen das Wort abzuschneiden, ist sehr schwer, aber manches Mal absolut notwendig. Bitten Sie daher Personen, von denen Sie wissen, dass Sie zum Vielreden neigen oder gerne mal Meetings sprengen, unter Vier Augen im Vorfeld darum, dass sie ihre Kommentare auf ein Minimum halten. Sie können auch vor dem eigentlichen Meeting kurz die Ideen der jeweiligen Person besprechen und ausmachen, dass Sie diese an geeigneter Stelle einbringen.

Steuern Sie bewusst die Themen

Manches Mal passiert es auch, dass nicht eine Person alleine zu weitschweifig wird, sondern dass das Thema vom Regen in die Traufe kommt. Wenn zwei oder drei Personen Ideen bringen, die nicht wirklich im Zusammenhang mit dem eigentlichen Ziel stehen, kann das Meeting platzen. Versuchen Sie, die Personen auf die angegebenen Agenda auszurichten.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass jemand absichtlich Ihre Sitzung boykottiert, beschuldigen Sie ihn oder sie nicht gleich, sondern fragen Sie, was los ist wie: "Du hast jetzt mehrmals das Thema gewechselt oder uns auf etwas anderes aufmerksam gemacht. Gibt es etwas, das dich stört?“ So besänftigen Sie einerseits den Störenfried und lenken andererseits charmant wieder zum Thema zurück.

Planen Sie sorgfältig die Übergänge

Immer wieder kommt es vor, dass die Anwesenden in Themen stecken bleiben und sich nicht vorwärts bewegen. Bevor Sie einen Übergang von einem Tagesordnungspunkt zum anderen planen, fragen Sie nach, ob alle mit dem aktuellen Thema beendet sind. Menschen brauchen Luft und Zeit, damit sie auch fokussiert bleiben.

Beenden Sie die Sitzung mit konkreten Aufgaben

Ein produktives Meeting muss mit dem richtigen Ton beendet werden. Es geht darum, eine Bühne für die Arbeit zu schaffen, um voller Tatendrang weiterzumachen. Fragen Sie daher die Teilnehmer, was die nächsten Schritte sind und wer die Verantwortung dafür übernehmen wird. Notieren Sie die Antworten und senden Sie im Nachklang eine E-Mail, so dass jeder auf dem gleichen Stand ist. So kann niemand sagen, dass ihm oder ihr nicht klar war, was zu tun ist.

Fazit

Die momentan gelebten Unternehmenskulturen sind leider häufig Innovationskiller, wodurch der Fortbestand des Unternehmens gefährdet wird. Dabei sind Meetings durchaus ein nützliches Werkzeug. Der Schlüssel ist, die Qualität der Meetings zu erhöhen und schlecht geführte Meetings abzuschaffen. Dieses Vorhaben erfordert Geduld, denn große Verbesserungen geschehen nicht über Nacht. Wenn nur ein Meeting pro Woche besser läuft, führt das schon zu bemerkenswerten Fortschritten und tut der Motivation der Arbeitnehmer gut. Mein Appell an Sie lautet daher: Gehören Sie zu den starken und mutigen Unternehmenslenker, die vorleben wie es besser gehen kann.