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Fragen Sie 5 mal nach dem Warum

Die 5-Warum-Methode (bzw. im englischen die "5 Whys") wird im Unternehmenskontext vor allem zur Ursachenfindung von Problemen herangezogen.

Manchmal fällt es bei Problemen schwer, die Ursache selbst herauszufinden. Außenstehende Personen tun sich deswegen leichter, weil sie ein Problem objektiver und aus der Distanz sehen. Mit der 5 Warum Methode wird auch Ihnen dieser Schritt einfacher gelingen.

Der Ursprung der Methode

Sakichi Toyoda Zimmermann, später dann Industrieller und Erfinder, hatte einen Sohn, Kiichirō Toyoda, der Maschinenbau studierte. 1924 entwickelten Vater und Sohn eine „automatisierte Webmaschine“, in der sie zum ersten Mal ein Prinzip des späteren Toyota-Produktionssystems einsetzen: Jidōka, die autonome Automation. Das Besondere an der Webmaschine war, dass diese einen Mechanismus enthielt, der die Maschine automatisch stoppte, sobald ein Faden riss. Dadurch war es möglich, dass nur wenige Menschen viele Webmaschinen gleichzeitig bedient. Um die Webmaschine zu produzieren und zu vermarkten, wurde Toyoda Automatic Look Inc. gegründet.

1929 bemerkte Sakichi, dass die Automobile-Branche immer wichtiger wurde. Deswegen schickte er seinen Sohn nach England, um die Patentrechte der Webmaschine zu verkaufen und aus dem Erlös die erste Automobilproduktion aus dem Hause Toyoda zu ermöglichen. Am 28. August 1937 gründete Kiichirō Toyoda zusammen mit seinem Cousin Toyoda Eiji die Toyota Motor Corporation. Der Familiennamen Toyoda wurde durch Toyota ersetzt, um die Trennung von Arbeit und Privatleben zu vereinfachen.  Angeblich wurde der Name auch deswegen geändert, da in Katakana Toyota anders als Toyoda mit acht Strichen geschrieben wurde. In Japan gilt die Zahl 8 als Glückssymbol.

Toyota lebt nach wie vor die sogenannte Gencri Genbutsu-Philsophie. Das bedeutet frei übersetzt so viel wie "zur Quelle gehen" bzw. "geh und sieh selbst“. Damit ist gemeint, dass Entscheidungen auf dem eingehenden Verständnis der Prozesse und Bedingungen in der Werkstatt basieren und nicht auf dem, was jemand in einem Sitzungssaal denkt, das passiert sein könnte.

Wie funktioniert diese Fünf-Mal-Warum-Methode nun?

Anhand eines Beispiels eines Kunden möchte ich mit Ihnen die Technik durchspielen. Ausgangspunkt war, dass das Unternehmen Probleme damit hatte, dass die Liefertermine nicht eingehalten wurden.

  1. Warum: Warum werden bereits vereinbarte Liefertermine nicht realisiert?
    Antwort: Weil der Vertrieb dem Kunden gegenüber nicht einhaltbare Termine zusichert.
     
  2. Warum: Warum sichert der Vertrieb nicht einhaltbare Termine zu?
    Antwort: Weil der Vertrieb als oberstes Ziel hat, den Kunden schnellstmöglich zu gewinnen. Das funktioniert am besten, wenn auch gleich geliefert werden kann. Der Vertrieb setzt darauf, dass die Produktion dieses Versprechen irgendwie einlösen kann.
     
  3. Warum: Warum glaubt der Vertrieb, dass die Produktion den Termin einhalten kann?
    Antwort: Weil die Vertriebsmitarbeiter gar nicht wissen, wie lange die Produktion tatsächlich dauert. Sie können die Produktionszeit nur ungefähr abschätzen.
     
  4. Warum: Warum wissen die Vertriebsmitarbeiter nicht, wie lange genau die Produktion dauert?
    Antwort: Weil sie sich mit der Produktion nicht abstimmen und deren Lieferplan nicht kennen.
     
  5. Warum: Warum stimmen sich die Abteilungen nicht ab?
    Antwort: Weil wir daran noch nicht gedacht haben... ;)

Sie sehen, dass diese Art der Fragestellung letztlich dazu geführt hat, den wahren Grund schnell herauszufinden. Im Laufe des Projektes konnten wir u.a. einen Maßnahmenkatalog entwerfen und eine wöchentliche Abstimmung der beiden Abteilungen einführen.

Kritische Stimmen zur 5 Warum-Methode

Teruyuki Minoura, ehemaliger Geschäftsführer der globalen Einkauf für Toyota, kritisierte, dass diese Technik generell zu einfach wäre, um wirklich wichtige Problemquellen zu identifizieren und zu analysieren. Seine Argumente lauten:

  • Menschen neigen dazu, sich auf Symptome zu stürzen und mögliche, weitere Ebenen auszublenden.
  • Die Methode kann nicht über aktuelles Wissen hinaus gehen - Ursachen können nicht gefunden werden, die noch nicht bekannt sind.
  • Es ist wichtig, die richtigen „Warum“ -Frage zu finden und zu stellen.
  • Ergebnisse sind nicht wiederholbar - verschiedene Menschen finden unterschiedlichen Ursachen für das gleiche Problem.
  • Es wird schnell eine einzige Ursache als Grund gefunden - dabei kann jede Frage viele unterschiedliche Ursachen haben.

Anleitung

Diese Methode lässt sich sehr leicht anwenden. Suchen Sie dazu zunächst nach einem Problem, dem Sie auf den Grund gehen wollen. Danach stellen Sie sich oder einer anderen Person, die direkt mit dem Problem zu tun hat, fünf Mal in Folge die Frage nach dem Warum.

  1. Das erste Warum fragt danach, warum das Problem so ist wie es ist.
  2. Schreiben Sie die Antwort auf diese Frage auf und gehen Sie weiter zur nächsten Warum-Frage.
  3. Fragen Sie, warum das so ist. Notieren Sie auch diese Antwort.
  4. Auf diese Antwort folgt wiederum eine weitere Warum-Frage - bis Sie zur Lösung gekommen sind.

Fazit

Setzen Sie die 5 Warum-Fragetechnik bei Fehlerbehebungen, Qualitätsverbesserung und Problemlösungen von einfachen oder mittelschweren Probleme ein. Bei komplexeren oder kritischen Probleme eignen sich andere Ursachenforschungen besser (wie die Ursachen-Wirkungs-Analyse).
Diese einfache Technik lenkt Sie schnell zur Wurzel des Problems. Versuchen Sie zunächst diese Methode, bevor Sie einen tiefergehende Ansatz wählen.

Wenn Sie Fragen zu dieser Episode oder Design Thinking allgemein haben, freue ich mich auf eine Nachricht von Ihnen!

Weiterführende Links

Die Toyota Philosophie
Ohno, T (2013): Das Toyota-Produktionssystem